Le fatture che un imprenditore, con base in Germania, deve inviare all’estero sono soggette a una regolamentazione specifica. In questo articolo verranno analizzate le regole più importanti da sapere assolutamente.
Fatture da inviare all’interno di altri Stati Membri dell’UE
Oltre alle consuete indicazioni obbligatorie nelle fatture nazionali (ad es. numero di fattura consecutivo, indicazione della data di consegna, data della fattura) bisogna prendere in considerazione anche altri fattori per ciò che concerne la fatturazione estera. Le fatture destinate ad altri paesi dell’UE o a società dei cosiddetti paesi terzi devono obbligatoriamente contenere determinate informazioni per essere riconosciute dall’ufficio delle imposte. Poiché all’interno e all’esterno dell’UE si applicano regole diverse, prima di emettere una fattura è sempre necessario verificare in quale paese si trova l’acquirente dei vostri beni o servizi. I seguenti punti sono di particolare importanza:
- le fatture vengono emesse senza l’IVA tedesca: le spedizioni agli imprenditori in altri Stati membri dell’UE vengono sempre indicate senza IVA nel paese di origine e sono soggette all’imposta sul reddito nel paese di destinazione;
Esempio: se una società francese acquista merce da una società con sede a Berlino, la società tedesca emette una fattura senza IVA tedesca. La società transalpina calcola e paga la tassa francese per questa consegna. Poiché il cliente può detrarre questa imposta anche come imposta a monte, per lui si tratta di un gioco a somma zero – a parte un po’ di lavoro; - bisogna sempre indicare il proprio numero di partita IVA USt-IdNr.;
- È, inoltre, necessario fornire il numero di identificazione fiscale del cliente.
Importante: l’ufficio delle imposte richiede, in qualità di emittente di fatture, di verificare la validità e l’esattezza dei dati relativi all’identificazione IVA e all’indirizzo del cliente. La verifica dura pochi minuti e può essere fatta sulla homepage dell’Ufficio federale centrale delle contribuzioni (Bundeszentralamtes für Steuern). Se non viene fatto e in seguito si scopre che i dati non sono corretti, nel peggiore dei casi sarete soggetti al pagamento dell’IVA; - Nei propri “rapporti riepilogativi” sarà, inoltre, necessario specificare la spedizione intracomunitaria esente da imposta con il numero di partita IVA del cliente.
Nel caso utilizziate la fattura elettronica, la spedizione, l’elaborazione e la fatturazione sono esemplificate; tuttavia si è sempre soggetti al rispetto di alcune normative molto importanti. In tal caso si consiglia di seguire il corso di formazione online “Elektronische Rechnungen – rechtssichere Einführung in der Praxis” (Fatture elettroniche – introduzione alla pratica conforme alla legge).
Il regolamento vale anche per le consegne all’interno di un’azienda
Se spedite un articolo “a voi stessi” per uso personale, ad esempio perché avete una filiale in un altro Stato membro, valgono le stesse regole. In questi casi, le autorità fiscali richiedono l’emissione di una “fattura pro forma” e il pagamento dell’imposta sull’acquisto nel paese di destinazione.
Deroga per altri servizi
Se non si tratta di una classica consegna di merci, ma di un cosiddetto altro servizio, in casi particolari esiste un diverso trattamento IVA, da esaminare caso per caso. Tali eccezioni si applicano, ad esempio, ai servizi per eventi forniti da artisti e sportivi, ai servizi di assemblaggio, al trasporto di passeggeri o ai servizi di ristorazione.
Corretta emissione di fatture al di fuori dell’UE (paese terzo)
Se un imprenditore straniero di un paese terzo, ad esempio Cina, acquista merci da un’azienda tedesca, vale anche quanto segue: bisogna emettere la fattura senza IVA tedesca. Ciò significa che non si deve pagare l’IVA sulle fatture emesse per le aziende straniere al di fuori dell’UE.
Controllare se c’è l’obbligo di pagare l’IVA per la consegna estera
Alcuni paesi terzi, come la Svizzera, possono avere sistemi IVA comparabili. Ad esempio, può essere necessaria la registrazione dell’IVA o il coinvolgimento di un rappresentante fiscale nel paese interessato. Dovreste quindi verificare se la consegna o altro servizio è soggetto all’IVA in base alla legge straniera e se dovete pagare l’IVA.
L’imposta sul fatturato estero è una spesa operativa
Se non ricevete il rimborso dell’imposta estera o non vi avvalete del vostro diritto di rimborso, dovete calcolare l’IVA estera insieme alle altre spese come spese operativa aziendale. Consiglio: è sempre meglio versare l’imposta sul valore aggiunto estera su un conto separato in modo tale da tenerne traccia.
Come funziona la fatturazione per i consumatori da inviare all’estero
I consumatori stranieri in altri paesi dell’UE sono generalmente trattati allo stesso modo dei consumatori nazionali, un’azienda tedesca, quindi, deve emette la fattura al consumatore straniero in conformità alle norme tedesche. L’obbligo di pagare l’IVA rimane in Germania. Ci possono essere delle eccezioni, ma solo in rari casi (ad es. per gli autoveicoli).
Importante: è richiesta la registrazione dell’imposta sul valore aggiunto
Se, come azienda, si supera la soglia di consegna dell’altro Stato dell’UE in cui il consumatore vive e prende in consegna la merce, è necessario effettuare la registrazione per l’Imposta sul valore aggiunto presso tale Stato e pagare ad esso l’IVA (cosiddetto regolamento di vendita per corrispondenza).
Le note di credito (Gutschriften) vanno emessi secondo le normative nazionali
Se le due società concordano che ad emettere la nota di credito sia il destinatario del servizio e non il fornitore dei servizi, rimangono applicabili i principi generali di fatturazione secondo la rispettiva legge nazionale sull’IVA, che in Germania è regolata secondo la legge: §§ 14, 14a UStG.
La nota di credito (Gutschrift) facilita la liquidazione in caso di informazioni mancanti
Nel diritto tributario, una nota di credito è una fattura emessa dal destinatario del servizio. Spesso viene utilizzato quando è più facile per il destinatario del servizio ottenere le informazioni necessarie per la fatturazione. Se, pertanto, si accerta che il cliente straniero provveda al pagamento della merce da voi consegnata tramite nota di credito, si viene esonerati dall’obbligo di emettere una fattura. Nel frattempo, il cliente regolerà il suo conto con una nota di credito.
Una cancellazione non è una nota di credito
L’annullamento o la correzione di una fattura originale non è una nota di credito commerciale per quanto riguarda il diritto tributario. Tuttavia, se si utilizza il termine “nota di credito” in questo contesto, ciò non ha alcuna conseguenza ai fini dell’imposta sulle vendite (IVA). Importante: nel caso di una nota di credito, le fatture devono ora contenere le informazioni obbligatorie “nota di credito”. Ciò vale anche per le fatture “miste” in cui i servizi ricevuti (nota di credito) e i servizi prestati si compensano tra loro.
Le informazioni obbligatorie in altre lingue ufficiali sono ora possibili
Recentemente le autorità fiscali tedesche hanno iniziato a riconoscere alcuni termini e frasi utilizzate nelle fatture, come “Gutschrift”, in altre lingue ufficiali. Ciò facilita il lavoro di contabilità e aiuta ad evitare errori difficili da correggere. Nella lettera del BMF del 25.10.2013, pagg. 7-9, le autorità fiscali hanno elencato tutte le formulazioni consentite.
Quali sono le conseguenze in caso di informazioni errate o mancanti
Informazioni errate o mancanti nelle fatture estere possono avere conseguenze in termini di IVA. Nel peggiore dei casi, potreste essere soggetti all’imposta sulle vendite, ad esempio se il numero di partita IVA del cliente risultasse errato. Anche se si dimentica accidentalmente il termine “nota di credito”, ad esempio, si rischia il pagamento dell’imposta sul valore aggiunto. Tuttavia, le piccole ambiguità concettuali rimangono senza conseguenze, purché la fattura contenga tutte le informazioni obbligatorie e non vi siano dubbi sulla sua accuratezza.
Periodi di registrazione e conservazione delle fatture estere
Secondo la legge tutte le fatture vanno archiviate e conservate per almeno 10 anni. È consigliato, oltre a ciò, fare un duplicato delle fatture e conservarle in fascicoli separati. Inoltre, in qualità di azienda fornitrice, dovete essere in grado di dimostrare, tramite documenti, che l’articolo da consegnare è stato effettivamente spedito in un altro paese dell’UE. Oltre alla fattura dovete quindi conservare, se disponibili, anche le ricevute, l’assicurazione sul trasporto, le polizze di carico, le ricevute postali o i certificati degli spedizionieri. Potete anche chiedere all’acquirente finale di fornire la prova della consegna intracomunitaria compilando un modulo campione, la cosiddetta “conferma di ricezione”.
Un Esempio pratico: problemi con la fattura estera
Il caso:
Un imprenditore tedesco (con sede in Germania) vende giocattoli ad un imprenditore francese (con sede in Francia). Il venditore emette una fattura all’acquirente in lingua tedesca, con tutte le informazioni obbligatorie e con IVA tedesca. L’acquirente si lamenta di non comprendere la fattura e chiede che ne sia redatta un’altra in lingua francese o per lo meno in lingua inglese e accusa il venditore di non lavorare tenendo conto delle esigenze della clientela. Viene, inoltre, fatto notare che il numero di partita IVA indicato nella fattura è completamente errato. Il venditore non vuole infastidire ulteriormente il compratore e cerca una soluzione semplice e immediata.
Possibile soluzione:
1) il venditore deve emettere la fattura in conformità alle norme vigenti in Germania. L’acquirente non ha diritto a ricevere una fattura nella sua lingua nazionale. (Alcune formulazioni e termini in altre lingue sono ammessi, ma non sono rilevanti in questo caso);
2) il venditore ha erroneamente indicato l’imposta sul valore aggiunto tedesca nella fattura. Tuttavia, le consegne intracomunitarie sono esenti da IVA nel paese di origine. Il venditore deve quindi correggere l’importo fiscale errato nei confronti di F. In caso contrario è obbligato a pagare l’importo errato dell’imposta all’ufficio delle imposte;
3) il venditore avrebbe dovuto verificare l’esattezza della partita IVA dell’acquirente francese sulla homepage del Bundeszentralamt für Steuern. Poiché questo non è stato fatto, è responsabile dell’errore e nel peggiore dei casi sarà costretto a pagare l’IVA. La fattura deve quindi essere corretta anche in questo senso;
4) per non infastidire ancora di più l’acquirente ed eventualmente perderlo come cliente, il venditore potrebbe suggerirgli di saldare con una nota di credito. Il risultato sarebbe che il venditore verrebbe sollevato dalla fatturazione e l’acquirente sarebbe in grado di saldare con nota di credito nella sua lingua e secondo le specifiche francesi. In questo modo si risolverebbe anche il problema della correzione della fattura.
