Las facturas que un empresario con sede en Alemania tiene que enviar al extranjero están sujetas a reglamentos específicos. En este artículo veremos las reglas más importantes que deben conocer.
Facturas que se enviarán a otros Estados miembros de la UE
Además de los detalles obligatorios habituales en las facturas nacionales (por ejemplo, número de factura consecutivo, fecha de entrega, fecha de facturación), también deben tenerse en cuenta otros factores con respecto a la facturación en el extranjero. Las facturas a otros países de la UE o a empresas de los llamados terceros países deben contener cierta información para ser reconocidas por la oficina de impuestos. Dado que se aplican normas diferentes dentro y fuera de la UE, siempre debe comprobar en qué país se encuentra el comprador de sus bienes o servicios antes de emitir una factura. Los siguientes puntos son de particular importancia:
- Las facturas se emiten sin el IVA alemán: los envíos a empresarios de otros Estados miembros de la UE siempre se muestran sin el IVA en el país de origen y están sujetos al impuesto sobre la renta en el país de destino;
Ejemplo: Si una empresa francesa compra bienes de una empresa con sede en Berlín, la empresa alemana emite una factura sin el IVA alemán. La compañía transalpina calcula y paga el impuesto francés por esta entrega. Como el cliente también puede deducir este impuesto como impuesto soportado, es un juego de suma cero para él – aparte de un poco de trabajo; - siempre debe indicar su número de identificación fiscal;
- también debe proporcionar el número de identificación fiscal del cliente.
Importante: Como facturador, la oficina de impuestos requiere que compruebe la validez y la exactitud de los datos de identificación y dirección del IVA del cliente. La comprobación sólo lleva unos minutos y se puede hacer en la página web de la Oficina Central de Impuestos Federales (Bundeszentralamtes für Steuern). Si no lo hace y más tarde descubre que los datos son incorrectos, estará sujeto al pago del IVA en el peor de los casos; - En sus “informes resumidos” también deberá especificar el envío intracomunitario exento de impuestos con el número de IVA del cliente.
Si se utiliza la factura electrónica, se ejemplifica el envío, el procesamiento y la facturación; sin embargo, siempre está sujeto al cumplimiento de algunas normas muy importantes. En este caso recomendamos que se siga el curso de formación en línea “Elektronische Rechnungen – rechtssichere Einführung in der Praxis” (Facturas electrónicas – introducción a la práctica jurídica).
Los reglamentos también se aplican a las entregas dentro de una empresa
Si envía un artículo “a usted mismo” para uso personal, por ejemplo porque tiene una sucursal en otro Estado miembro, se aplican las mismas reglas. En esos casos, las autoridades fiscales exigen la emisión de una “factura pro forma” y el pago del impuesto sobre la compra en el país de destino.
Excepción para otros servicios
Si no se trata de una entrega clásica de bienes, sino de un llamado otro servicio, hay un tratamiento diferente del IVA en casos particulares, que se examinará caso por caso. Estas excepciones se aplican, por ejemplo, a los servicios de eventos prestados por artistas y deportistas, servicios de montaje, transporte de pasajeros o servicios de restauración.
Facturación correcta fuera de la UE (otros países)
Si un empresario extranjero de otro país, por ejemplo China, compra bienes de una empresa alemana, también se aplica lo siguiente: la factura debe ser emitida sin el IVA alemán. Esto significa que no tienes que pagar el IVA en las facturas emitidas para las empresas extranjeras fuera de la UE.
Compruebe si existe la obligación de pagar el IVA en las entregas al extranjero
Algunos países fuera de la UE, como Suiza, pueden tener sistemas de IVA comparables. Por ejemplo, puede exigirse el registro del IVA o la participación de un representante fiscal en el país en cuestión. A continuación, debe comprobar si la entrega u otro servicio está sujeto a IVA según la legislación extranjera y si tiene que pagar el IVA.
El impuesto sobre el volumen de negocios en el extranjero es un gasto operacional
Si no recibe un reembolso de impuestos extranjeros o no hace uso de su derecho de reembolso, debe calcular el IVA extranjero junto con los demás gastos como un gasto de explotación de la empresa. Consejo: Siempre es mejor pagar el impuesto sobre el valor añadido extranjero en una cuenta separada para que puedas hacer un seguimiento.
Cómo funciona la facturación de los consumidores para enviar al extranjero
Los consumidores extranjeros de otros países de la UE reciben generalmente el mismo trato que los consumidores nacionales, por lo que una empresa alemana debe emitir la factura al consumidor extranjero de acuerdo con las normas alemanas. La obligación de pagar el IVA permanece en Alemania. Puede haber excepciones, pero sólo en casos excepcionales (por ejemplo, para los automóviles).
Importante: se requiere el registro del impuesto sobre el valor añadido
Si, como empresa, supera el umbral de entrega del otro país de la UE en el que vive el consumidor y acepta la entrega de la mercancía, debe registrarse en el Impuesto sobre el Valor Añadido de ese país y pagarle el IVA (la llamada regulación de la venta por correo).
Las notas de crédito (Gutschriften) deben ser emitidas de acuerdo con las regulaciones nacionales
Si ambas empresas acuerdan que es el destinatario del servicio y no el prestador de servicios quien emite la nota de crédito, siguen siendo aplicables los principios generales de facturación según la respectiva ley nacional del IVA, que en Alemania se rige por la ley: §§ 14, 14a UStG.
La nota de crédito (Gutschrift) facilita el arreglo en caso de que falte información
En la legislación fiscal, una nota de crédito es una factura emitida por el destinatario del servicio. Se suele utilizar cuando es más fácil para el destinatario del servicio obtener la información de facturación necesaria. Por lo tanto, si se asegura de que el cliente extranjero paga las mercancías entregadas por usted mediante un abono, queda liberado de la obligación de emitir una factura. Mientras tanto, el cliente liquidará su cuenta con una nota de crédito.
Una cancelación no es una nota de crédito
La cancelación o corrección de una factura original no es una nota de crédito comercial en el derecho fiscal. Sin embargo, si se utiliza el término “nota de crédito” en este contexto, esto no tiene consecuencias a efectos del impuesto sobre las ventas (IVA). Importante: En el caso de una nota de crédito, las facturas deben contener ahora la información obligatoria de la “nota de crédito”. Esto también se aplica a las facturas “mixtas” en las que los servicios recibidos (nota de crédito) y los servicios prestados se compensan entre sí.
La información obligatoria en otros idiomas oficiales es ahora posible
Recientemente las autoridades fiscales alemanas han comenzado a reconocer ciertos términos y frases utilizados en las facturas, como “Gutschrift”, en otros idiomas oficiales. Esto facilita el trabajo de contabilidad y ayuda a evitar errores difíciles de corregir. En la carta del BMF del 25.10.2013, páginas 7-9, las autoridades fiscales enumeraron todas las formulaciones permitidas.
¿Cuáles son las consecuencias en caso de que la información sea incorrecta o falte?
La información incorrecta o la falta de información en las facturas extranjeras puede tener consecuencias en cuanto al IVA. En el peor de los casos, puede estar sujeto al impuesto sobre las ventas, por ejemplo si el número de IVA del cliente es incorrecto. Incluso si accidentalmente olvidas el término “nota de crédito”, por ejemplo, te arriesgas a pagar el IVA. Sin embargo, las pequeñas ambigüedades conceptuales no tienen consecuencias, siempre y cuando la factura contenga toda la información obligatoria y no haya dudas sobre su exactitud.
Períodos de registro y almacenamiento de facturas extranjeras
Según la ley, todas las facturas deben ser archivadas y almacenadas durante al menos 10 años. Además, se recomienda duplicar las facturas y mantenerlas en archivos separados. Además, como empresa proveedora, debe ser capaz de demostrar mediante documentos que el artículo a entregar ha sido realmente enviado a otro país de la UE. Además de la factura, también debe guardar los recibos, el seguro de transporte, los conocimientos de embarque, los recibos postales o los certificados de embarque, si están disponibles. También puede pedir al comprador final que presente una prueba de entrega dentro de la UE rellenando un formulario de muestra, la llamada “confirmación de recepción”.
Un ejemplo práctico: problemas con la factura extranjera
El caso:
Un empresario alemán (con sede en Alemania) vende juguetes a un empresario francés (con sede en Francia). El vendedor emite una factura al comprador en alemán, con toda la información obligatoria y el IVA alemán. El comprador se queja de que no entiende la factura y pide que se redacte otra en francés o al menos en inglés y acusa al vendedor de no trabajar con las exigencias del cliente. También se señala que el número de IVA en la factura es completamente incorrecto. El vendedor no quiere molestar más al comprador y busca una solución simple e inmediata.
Posible solución:
1) El vendedor debe emitir la factura de acuerdo con la normativa vigente en Alemania. El comprador no tiene derecho a recibir una factura en su idioma nacional. (Se permiten algunas formulaciones y términos en otros idiomas, pero no son pertinentes en este caso);
2) El vendedor ha indicado incorrectamente el impuesto sobre el valor añadido alemán en la factura. Sin embargo, las entregas intracomunitarias están exentas del IVA en el país de origen. Por lo tanto, el vendedor debe corregir la cantidad incorrecta de impuestos con respecto a F. De lo contrario, está obligado a pagar la cantidad incorrecta de impuestos a la oficina de impuestos;
3) El vendedor debería haber verificado la exactitud del número de IVA del comprador francés en la página web de la Bundeszentralamt für Steuern. Como esto no se hizo, es responsable del error y en el peor de los casos se verá obligado a pagar el IVA. Por lo tanto, la factura también debe corregirse a este respecto;
4) Para no molestar aún más al comprador y posiblemente perderlo como cliente, el vendedor puede sugerir que pague con una nota de crédito. El resultado sería que el vendedor se vería liberado de la factura y el comprador podría pagar mediante una nota de crédito en su propio idioma y de acuerdo con las especificaciones francesas. Esto también resolvería el problema de la corrección de la factura.
